Megapolis™.Документообіг

Роздрукувати

«Megapolis™.Документообіг» є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та автоматизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів – від підготовки проектів до організації архівного зберігання документів із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису.

Система має модулі, що орієнтовані на автоматизацію традиційних вітчизняних процесів діловодства та контролю виконавчої дисципліни, характеризується відкритістю, високим рівнем розширення та адаптації і може успішно використовуватися в різних структурах – від комерційних компаній до державних органів влади.

Система  відповідає  Технічним умовам 30.0-33240054-001:2005, що затверджені наказом Державного департаменту з питань зв’язку Міністерства транспорту та зв’язку України  від 10  квітня 2006 р. .№ 52,  і які поширюються на системи автоматизації діловодства та електронного докумен­то­­обі­гу органів виконавчої владиСвідоцтво про реєстрацію авторських прав на комп’ютерну програму «Система документообігу «Megapolis™.Документообіг»

Експертний висновок на комплекс засобів захисту  системи «Megapolis™.Документообіг»

У серпні 2006 року комплексне програмне рішення «Megapolis™.Документообіг» отримало Диплом переможця Всеукраїнського конкурсу-виставки „Кращий вітчизняний товар 2006 року” у номінації „Розробка інформаційних систем та програмного забезпечення”

Загальний опис функціональності

Система «Megapolis™.Документообіг» призначена для рішення наступних задач:

• Організація електронного архіву документів з наданням потужних пошукових засобів і механізмів спільної роботи з документами
• Забезпечення автоматизації складних ділових процесів в організації (workflow)
• Організація єдиного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою
• Автоматизація задач діловодства та контролю виконавчої дисципліни – функцій підготовки проектів документів, реєстрації, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксації ходу виконання, контролю виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву
• Організація роботи зі зверненнями громадян
• Формування різноманітної статистичної й аналітичної звітності

Застосування системи «Megapolis™.Документообіг» для рішення цих задач дає наступні результати:

Склад системи

Система побудована в триланковій архітектурі «клієнт - сервер застосувань - сервер баз даних» з використанням платформи Megapolis™ і складається з наступних компонентів:

Базові програмні модулі (компоненти платформи):

Електронний архів

Автоматизація ділових процесів (Workflow)

Обмін даними (Data Exchange)

Адміністрування та безпека

Функціональні підсистеми:

Діловодство та контроль виконавчої дисципліни (Діловодство та КВД)

Звернення громадян

Підготовка документів

Архівна справа

Додаткові модулі:

• Повнотекстовий пошук
• Штрих-кодування
• Сканування та розпізнавання
• Шифрування та електронний цифровий підпис (ЕЦП)
• Web-кліент

 Опис компонентів системи

Електронний архів

Підсистема «Електронний архів» є головною складовою системи як засіб збереження та централізованого доступу до сховища документів організації. Підсистема вирішує задачі групування та пошуку документів за різноманітними критеріями, організації колективної роботи.

Основні характеристики підсистеми:

• Централізоване сховище типізованих документів
• Чітка самоорганізація (класифікація) документів
• Інтеграція з настільними офісними системами (MS Office)
• Інтеграція із системами введення й обробки зображення (TWAIN)
• Атрибутивний і повнотекстовий пошук з урахуванням морфології мови
• Підтримка версій документів
• Надійність і безпека збереження інформації
• Створення документів на основі шаблонів
• Простота настроювання робочого місця користувача

Автоматизація ділових процесів (Workflow)

Підсистема «Автоматизація ділових процесів» призначена для забезпечення автоматизації регламентованих організаційних процедур (ділових процесів), які використовуються організацією за участю певних виконавців та часових обмежень. Одноразово ініційований в системі процес передає роботи від виконавця виконавцю за описаною послідовністю (схемою процесу).

Основні характеристики підсистеми:

• Наявність візуальних засобів опису ділових процесів
• Автоматизація роботи учасників ділових процесів
• Накопичення знань про ділові процеси та їх централізація
• Спрощення доступу до складних ділових процесів
• Нотифікація учасників про хід виконання ділових процесів
• Контроль, аудит і моніторинг виконання ділових процесів

 Обмін даними

Підсистема «Обмін даними» призначена для забезпечення функціонування системи в розподіленому середовищі, а саме в середовищі з територіально віддаленими серверами даних.

Основні характеристики підсистеми:

• Імпорт із зовнішніх джерел даних і експорт даних системи в зовнішні джерела
• Засоби перетворення даних
• Транспорт даних по різноманітних каналах з підтримкою гарантованої доставки

 Адміністрування та безпека

Підсистема «Адміністрування та безпека» призначена для гарантування надійності збереження інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. Поняття „користувача”, „групи користувачів”, „домену” та „прав” не відрізняються від відповідних понять операційної системи. Завдяки цьому, адміністрування системи може бути інтегроване з загальним адмініструванням в мережі організації. Функції безпеки системи відповідають вимогам нормативно-правової бази України у галузі захисту інформації.

Основні характеристики підсистеми:

• Ведення доменів, користувачів і груп користувачів
• Інтеграція із системою безпеки операційної системи
• Розподіл прав доступу до інформаційних і функціональних ресурсів
• Протоколювання дій користувачів
• Можливість розширення і настроювання підсистеми

Діловодство та контроль виконавчої дисципліни

Підсистема «Діловодство та КВД» призначена для автоматизації сформованих в установах традиційних процесів діловодства із забезпеченням організаційних та технологічних засад для переходу до електронного документообігу.  Підсистема здійснює підтримку традиційного паперового діловодства,  сучасних технологій електронного документообігу, а також змішаного паперово-електронного документообігу із застосуванням технологій штрих-кодування, сканування та розпізнавання.

Основні характеристики підсистеми:

• Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів; попередній розгляд, повна реєстрація інформації, передача документів виконавцям
• Функції діловодів підрозділів (отримання документів, внутрішній контроль, реєстрація внутрішніх документів)
• Контроль виконавчої дисципліни (ведення резолюцій, ходу виконання, перегляд інформації у різних розрізах)
• Формування різноманітної статистичної та аналітичної звітності

Звернення громадян

Підсистема «Звернення громадян»  призначена для підвищення рівня опрацювання звернень громадян шляхом автоматизації реєстрації надходження звернень, призначення виконавців та визначення термінів виконання резолюцій.

Підготовка документів

Підсистема «Підготовка документів» призначена для надання автоматизованих засобів підготовки проектів документів із використанням шаблонів, автоматизації процесів узгодження та підписання документів.

Основні характеристики підсистеми:

• Централізоване ведення єдиної бази шаблонів всіх видів документів організації
• Контроль ведення версій проектів документів
• Збереження даних у електронному архіві
• Автоматизовані засоби узгодження/підписання проектів документів
• Інтеграція з механізмами штрих-кодової ідентифікації паперових копій документів

Архівна справа

Підсистема «Архівна справа» призначена для автоматизації процесів архівного зберігання паперових копій документів, ведення та обліку архівних справ, підтримки процесів підготовки та передачі документів до паперового архіву організації.

Основні характеристики підсистеми:

• Ведення номенклатури справ підрозділу
• Ведення пунктів номенклатури справ
• Формування зведеної номенклатури
• Затвердження зведеної номенклатури справ
• Підтримка стану номенклатури
• Формування справ та томів справ
• Формування опису справи
• Формування описів справ для передачі справ у архівний підрозділ
• Формування зведених описів справ для передачі в довгостроковий архів
• Підтримка роботи з архівом - видача справ (томів), формування карток-замінників, формування і "реєстрація" запитів на копіювання документів зі справ

Основні переваги системи

Переваги, які надаються системою «Megapolis™.Документообіг», обумовлені унікальними властивостями цього продукту:

• Побудова на платформі Megapolis™
• Єдиний інформаційний простір і безшовна інтеграція з іншими інформаційними системами («Управління персоналом», «Бухгалтерія» і т.д.)
• Модульна побудова системи, і, як наслідок – легка модернізація, підтримка і нарощування функціональності
• Відкритий програмний код
• Забезпечення рівня гарантій Г-2  у сфері захисту інформації (НД ТЗІ 2.5-004-99)
• Реляційне сховище документів
• Промисловий рівень надійності системи, цілісності і несуперечності даних, постійна готовність до роботи
• Висока швидкість роботи при великих обсягах даних
• Незалежність використання СКБД (Oracle, MSSQL) і єдина мова доступу до даних
• Нявність готової прикладної функціональністі
• Потужні засоби розмежування прав доступу до функцій і даних системи
• Повне протоколювання дій користувачів
• Інтеграція із системою безпеки MS Windows 
• Інтеграція із засобами шифрування та електронного цифрового підпису
• Обмін даними на основі XML
• Імпорт даних з довільних джерел, експорт у будь-які формати даних.