Цифровізація документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) дозволяє автоматизувати діловодство, відстежувати переміщення документів всередині організації, контролювати виконання доручень тощо. Впровадження СЕД створює єдиний інформаційний простір в організації.

Image

Прискорення та керованість

СЕД забезпечує доступність інформації, своєчасне й оперативне прийняття рішень, відстеження документа на всіх етапах його життєвого циклу

Оптимізація ділових процесів

Підвищується загальний рівень якості підготовки документів та процесу їх проходження, збільшується контроль виконавчої дисципліни

Спільна робота над документами

СЕД дозволяє розмежування повноважень та доступу, а також опрацювання документів одночасно кількома працівниками

Каталогізація та швидкий пошук

СЕД забезпечує доступність інформації, своєчасне й оперативне прийняття рішень, відстеження документа на всіх етапах його життєвого циклу

СЕД Megapolis.DocNet

Megapolis.DocNet — це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності, включаючи державний сектор.

Image
Результатом впровадження Megapolis.DocNet є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи. Вона охоплює усі етапи життєвого циклу документів — від підготовки проєктів документів до організації архівного зберігання документів.
Image

Megapolis.DocNet відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів.

Image

Основні можливості

Функціонал:

– сканування і розпізнавання документів
– друк документів
– перетворення в PDF-формат
– нанесення штрих-коду або QR-коду з реєстраційною відміткою
– автоматичне заповнення атрибутів з довідників
– функція Drag’n’Drop

Функціонал:

– усі образи документів конвертуються в єдиний формат – PDF
– можлива робота без MS Office
– інтеграція з LibreOffice та OnlyOffice
– візуалізація ЕЦП

Функціонал:

– автоматичні повідомлення про невиконані завдання
– категоризація завдань: “мені на розгляд”, “мені на виконання”, “мені на узгодження”, “я – контролер виконання завдання”
– зведення ігнорування завдань до мінімуму

Функціонал:

– SMS і email-сповіщення
– індивідуальні сповіщення та сповіщення для групи користувачів
– налаштування часу сповіщень

Функціонал:

– з органами виконавчої влади
– із суміжними організаціями (філіями, управліннями) в корпоративній структурі
Управління контентом

Функціонал

– сканування і розпізнавання документів
– друк документів
– перетворення в PDF-формат
– нанесення штрих-коду або QR-коду з реєстраційною відміткою
– автоматичне заповнення атрибутів з довідників
– функція Drag’n’Drop

Робота в режимі offline

Конструктор звітів

Корпоративний чат

Можливість побудови КСЗІ

Шаблони і робота з ними

Захист інформації

Cховище документів

Конструктор оргструктури

API для інтеграції

Використання ЕЦП

У паперовому документі підпис об’єднано з носієм, але не зі змістом документа. Наприклад, якщо на підписаних власноруч першому та останньому аркушах знаходиться лише частина тексту документу, то можна стверджувати, що власноручний підпис не свідчить про цілісність змісту та структури документа.

ЕЦП (можливе паралельне використання ЕЦП українських АСЦК і ЕЦП RSI) у системі Megapolis.DocNet забезпечує цілісність і автентичність документа, оскільки створюється з урахуванням структури та змісту документа й унеможливлює внесення жодних змін. Згідно з законодавством ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису та визнається у всіх органах державної влади, включаючи суди.

Електронний архів

СЕД Megapolis.DocNet дозволяє організувати та структурувати оцифровані дані, швидко здійснювати пошук і налагодити одночасну роботу незалежно від територіальної віддаленості користувачів. Навіть якщо документи зберігаються у паперовому вигляді, функціонал СЕД дозволяє їх сканувати, розпізнати та зберігати.

Після цього цифровізації документів проводиться індексація бази даних, їх каталогізація. Перевагою Megapolis.DocNet є Web-орієнтованість. Це означає, що організації не потрібно витрачати значні кошти на оновлення матеріально-технічної бази — уся робота відбувається через браузер. Можливо перенести усю інформацію у хмару, що значно зменшує витрати.

Технічні умови для розгортання та роботи

Мінімальні технічні вимоги до серверу:

ОС: не нижче Microsoft Windows 2012 Server R2 Std x64 Eng або Ubuntu / CentOS

Від 128 кбіт/с між сервером і робочою станцією

Процесор – 2 Core 2.00 ГГц і вище

ОЗУ – 4 ГБ

Вільний простір на диску – 200 ГБ

Мінімальні технічні до робочої станції:

Процесор – 2 Core 2.00 ГГц (і вище)

ОЗУ – від 2 ГБ

Браузер – Google Chrome (рекомендовано)

Система підтримує такі бази даних:

Oracle 11.2.0.4 x64 Std Server (і вище)

Oracle 11.2.0.4 x86 Std Client

PostgreSQL 9.4

MS SQL Server 2008R2 (і вище)

SQL Native client